個人情報保護法が完全施行されて2年経ちました。いっときの混乱を思えば、ずいぶんと落ち着きましたが、個人情報管理の現場では、まだまだ様々な疑問があるようです。そこで今回は、個人情報保護に関するコンサルティングの中でよく聞かれる質問についてご紹介したいと思います。

【Q】　同一の人物の個人情報について、2つの部署で重複して保有しデータベース化しています。この場合、1件と数えるのですか。それともデータベースごとに2件と数えるのですか？
【A】　個人情報保護法第2条第3項第5号の「政令で定める者」の数を算定する際には、「個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数」を数えることとされています。すなわち、同一人物についての情報が重複して含まれている場合には、重複分を差し引いた、一個人単位で計算します。
※個人情報保護法の適用対象となるのは個人情報データベース等に含まれる個人の数が5000以上の事業者です。

【Q】　電子メールソフトのアドレス帳は個人情報データベース等に該当しないと考えてよいですか？
【A】　「電子メールソフトに保管されているメールアドレス帳」に氏名を付してアドレスを保存した場合は、そのアドレス帳の検索機能を使えば、第三者でも特定の個人情報の検索が容易に行えますので、どのように分類していても個人情報データベース等に該当します。

【Q】　電話の通話内容を録音しています。この通話内容は個人情報に該当しますか？また、録音していることを相手に伝える必要はありますか？
【A】　通話内容も、特定の個人を識別することが可能な場合には個人情報に該当します。個人情報に該当する場合であっても録音していることについて相手に伝える必要はありませんが、利用目的を通知または公表する必要があります。

【Q】　従業者に、業務で使用するために携帯電話を持たせています。この携帯電話に登録している個人データについても管理が必要ですか？
【A】　携帯電話には電話帳、メールなど、多くの個人データが記録されており、紛失、盗難等を防止するための対策を講じる必要があります。携帯電話に備わっているセキュリティ機能や画面ロック機能等を利用して、紛失、盗難の際に携帯電話内の個人データが漏えいしないように適切な対策を講じてください。

【Q】　入館時に備え付けの用紙に住所、氏名を記入してもらっています。次の入館者は、前の記載が見える状態ですが問題はないですか？
【A】　そのような扱いを希望しない来館者にまで強要することは問題です。そうした場合には別の用紙に記入してもらうなどの対応が最低限必要です。悪用のリスクを考えると、個別の用紙を用意するなどの方法が望ましいです。代替手段について検討してください。

※これらは、「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン（平成16年10月22日厚生労働省経済産業省告示第4号、平成19年3月30日改正）」に基づいて回答しています。