一雨降るたびに暑さが増してきています。そろそろお盆休みの計画を立てていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。夏休みに入る前、皆さまはどんな支度をしておきますか？「得意先に休暇の連絡をする」「部署内で仕事の引き継ぎをする」「たまっていた仕事を片付けておく」いろいろあると思いますが、今年からは是非そのメニューの中に大掃除を加えてください。情報管理の観点からも大変有効です。
日頃のコンサルティングの中で、プライバシーマーク取得企業の方々が「取得してよかった」点として挙げる項目の一つは、「何から何まで、社内が片付いたこと」です。

モノの整理 什器・コンピュータ・周辺機器など。
リストを作って最新の状態を管理し、不用品を廃棄、不足しているものを買い足しましょう。
紙の整理 機密情報・個人情報・各種資料など。
機密として保管するもの、普通に保管するもの、不用なものに分類して、整理しなおしましょう。
データの整理 ついつい保存場所が乱雑になりがちです。社内ルールに従って整理しなおしましょう。
その際、重要なデータのバックアップの確認をしておきましょう。
人の整理 アカウント管理・パスワード管理・アクセス権限管理など。
最新の状態に更新されているか確認しましょう。


難しい対策を導入するよりもまず、これらが整っているということが、何よりセキュリティにつながります。逆に言えば、難しい対策を導入してもこうした整備が行われていなければ、どこかに綻びが出てしまいます。
「ガッチリ対策していたのに退職した社員のIDが残っていて漏れてしまった」などは、よく耳にする事故です。
そう、情報管理は、「整理に始まり、整理に終る」と言っても過言ではないほど。まさにこれは大掃除なのです。
大掃除といえば通常年末ですが、こうした情報管理の意味も持たせるとなると、年に1度では十分とはいえません。お盆休み前の今がちょうどよい時期だと思います。
せめて半年に1度は、上記の「モノ・紙・データ・人」の観点から、社内の大掃除を実施してください。

ISCグループ　グループリーダー　福田　彩