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『備えあれ!』

皆さんの会社には、どのような「備品」がありますか?
文房具、コピー用紙など、毎日の業務で使う必需品は切らしてしまうことのな
いよう、常に在庫を確認されていることと思います。
簡単な救急セットなども、使う頻度はそれほど多くないにしても、いざという
ときのために常備している、というところもあるでしょう。

経理担当者の方に、ぜひとも常備しておくことをお勧めしたいもの、それは
取引銀行の伝票です。

最近は、インターネットバンキングを導入し、振込は全てインターネットバン
キングで行っている、という会社も多いかと思います。
そういった会社では銀行に行くのは納税くらいで、日頃あまり伝票を使う機会
がないかもしれません。

でも、インターネットバンキングは万能ではありません。
システムのトラブルや1日あたりの送金限度額を超える取引が生じた場合など
様々な原因で処理ができないこともあります。

そんな時は、振込用紙と出金伝票と通帳を持参の上、窓口で振込の処理をしま
す。通帳と伝票を使って窓口で出金をする際は、銀行届出印の捺印が必要にな
ります。が、会社によっては印鑑の持ち出しができない場合があるでしょう。
その場合は社内で起票をし、捺印した上で銀行に持参する必要があります。
このようなとき、社内に伝票の準備があれば慌てずに済みます。

小切手や現金で売掛金の回収をした際には、入金伝票と通帳と一緒に窓口で
入金することになります。

インターネットの障害はいつ起こるかわかりません。
経理ご担当者様は、入金伝票・出金伝票・振込用紙、この3点を社内に準備
されると良いでしょう。(銀行によっては、振込用紙と出金伝票を兼ねて
いるところもあります。)
複数銀行口座をお持ちの会社は、それぞれの銀行の用紙を準備しておくと、
急な資金移動にも対応できます。

ただし気をつけたいのは、印鑑の持ち出しができないから、と出金伝票に
あらかじめ捺印をしておくケース。
捺印済みの出金伝票と通帳があれば、誰でも窓口での出金が可能です。
よって管理を誤ると大きな事故につながる恐れがあります。
あらかじめの捺印はしないことが望ましいですが、印鑑の捺印を受けること
に制約がある場合には、通帳とは別に、担当者の方が施錠できる場所に保管
をするなど管理を徹底してください。

日ごろ使わないものほど、必要になったときには緊急度が高いことが多いよ
うです。銀行の伝票も数枚ずつ、経理担当者の備えとして会社に保管をして
おくことをお勧めします。

MCグループ 原口 麻衣

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