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鍵の管理について

 今年もあと1ヶ月となりました。
毎年この時期には、通常の大掃除と合わせてセキュリティ上の整理整頓をご提案していました。今年は鍵の管理についてお知らせしたいと思います。

 皆さまの会社では、鍵の管理は万全でしょうか。
暗号鍵とか、なんとかキーとか、難しいカギの話ではありません。オフィスに出入りするときに利用する鍵、キャビネットの鍵、車の鍵・・などごく普通の鍵のことです。

 「うちはカード式だから、履歴も残るし大丈夫」という方、今回は、出入りの記録の話ではなくて、鍵そのもののことです。また、そのようなシステムには通常、非常用に普通の「鍵」もあるはずです。その鍵の保管は大丈夫ですか?さらに、キャビネットなど、細かい鍵の管理はできていますか?

 「キーボックスを使っているから大丈夫」という方、誰がどの鍵を持って行ったか明確になっていますか?また、出し入れの記録は残っていますか?持ち出した鍵から複製を作られてはいませんか?

 反対に、ガッチリ管理し過ぎて、「管理者がいないと開けられない」と業務がストップ、なんて事態はありませんか?

まずは以下のポイントで確認してみてください。


 ・誰がどの鍵を持っているか、もう一度確認する。
   → 紛失や行方不明が発覚したものについては交換を検討。

 ・誰が見てもどこの鍵か分かるような記載を、キーホルダーなどにつけないようにする。
   → 万一紛失しても、部外者には簡単に分からないようにしておく。

 ・個々の鍵の使用頻度を確認する。
   → 「厳重に保管する鍵」と「日々利用する鍵」に分けて管理するように。

 ・個々の鍵を使用する人を特定して、一覧表にするなど把握できるようにする。
   → 現在の保有者と合っているか確認。違っていたら、いったん回収して再配布。
   → 整理された保有者に対して保有していることのサインをもらう。

 ・就業規則などの社内規程で、無断で複製を作ることを禁止する。


いかがでしょうか。あたりまえのことなのですが、改めて確認してみると意外にできていないのではないでしょうか。実は、鍵の管理は、セキュリティを考える上で一番最初のテーマになるはずなのですが、実際の管理はなかなか難しいものなのです。そのため、結局は担当者の倫理観に任せていたり、ITが重視されて現物の管理は後回しになっていたりするケースを多く見受けます。もちろん、100%の安全はあり得ないのですが、それでもできる限りの対応はしておきたいですよね。
今年は是非、鍵の管理を見直してみてください。

   ISCグループ グループリーダー 福田 彩


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